Ab 01.01.2023 profitieren in Deutschland auch die Arbeitgeber von der neu eingeführten elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Das papierlose Meldeverfahren bringt eine deutliche Entlastung für die Personalabteilung – wenn die Software mitspielt.
Jährlich werden hierzulande etwa 77 Millionen Arbeitsunfähigkeiten festgestellt und entsprechende Bescheinigungen ausgestellt. Bisher geschah dies mit dem Durchschreibe-Satz, in vierfacher Ausführung: für die Ärztinnen und Ärzte, die Versicherten, die Krankenkassen und die Arbeitgeber. Der Mitarbeitende erhielt beim Arzt den „gelben Schein“, den er per Post zum Arbeitgeber und an die Krankenkasse weiterschickte. In der Personalabteilung mussten die Daten dann von Hand in das Lohn- und Gehaltsprogramm eingegeben werden.
Server-Kommunikation statt Zettelwirtschaft
Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) macht nun Schluss mit der antiquierten Zettelwirtschaft: Seit dem 01.10.2021 werden die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen von den behandelnden Ärztinnen und Ärzten nur noch digital an die Krankenkassen übermittelt. Ab dem 01.01.2023 wird dann auch der Arbeitgeber in das neue elektronische Verfahren mit einbezogen: Liegt eine Berechtigung im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses vor, kann er die erforderlichen Krankmeldungsdaten elektronisch bei den Servern der Krankenkassen abrufen. Einzig der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin erhält noch eine Bescheinigung auf Papier. Der elektronische Datenaustausch ist für den Arbeitgeber verpflichtend. Daher lohnt es sich, die internen Workflows und die dafür eingesetzten Programme rechtzeitig umzustellen und zu modernisieren.
Mehr Digitalisierung, weniger Aufwand
Die Umstellung macht sich für den Arbeitgeber durchaus bezahlt, bedeutete doch das bisherige System jedes Mal einen Medienbruch im ansonsten meist vollständig digitalisierten Workflow. Denn in vielen Unternehmen ist zur Automatisierung wiederkehrender Vorgänge, beispielsweise bei einer Krankmeldung, längst das Software-Module tisoware.WORKFLOW im Einsatz. Außerdem kam es immer wieder zu Konflikten darüber, ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rechtzeitig vorlag oder nicht. Die neue elektronische AU-Bescheinigung löst beide Probleme auf zeitgemäße Art. Ein weiterer Vorteil: Die Krankmeldedaten stehen nicht nur in der Lohnbuchhaltung sofort zur Verfügung, sondern auch in der Zeiterfassung – wo sie in puncto Personalplanung und betriebliche Organisation weitaus besser aufgehoben sind. Dass die Server-Abfrage wegen der hochsensiblen Daten nur von Berechtigten und mit einer zertifizierten Software erfolgen darf, liegt auf der Hand. Mit durchgehend verschlüsselter Kommunikation und sorgfältiger Authentisierung muss sichergestellt sein, dass die persönlichen Informationen nicht in falsche Hände geraten.
eAU-Zertifizierung für tisoware
tisoware ist eines der ersten Unternehmen, die bei der gesetzlichen Krankenversicherung diese Zertifizierung für seine neue Lösung tisoware.eAU beantragt haben. Damit kann der Mitarbeitende oder die Führungskraft eine Krankheitsmeldung direkt, zum Beispiel in das Zeiterfassungsmodul tisoware.ZEIT, in die Personalplanungs-Software tisoware.PEP oder in das HR-Tool tisoware.WORKFLOW eintragen. Alles andere erledigen die Programme: Die jeweiligen tisoware Module fragen vollautomatisch und zertifiziert abgesichert bei dem Server der zuständigen gesetzlichen Krankenversicherung an, rufen die Krankheitsdaten ab und beziehen sie dann sofort in die Zeitbewertung und Personaleinsatzplanung mit ein. Wer die entsprechenden tisoware Module bereits im Einsatz hat, kann der Umstellung also getrost ins Auge sehen. Alle anderen informiert das tisoware.TEAM gerne über die Vorteile der neuen Lösung.
Neuer, digitalisierter Workflow bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: Nur noch der Versicherte erhält eine Bescheinigung in Papierform. Die Krankmeldung sowie die Prüfung und der Abruf der Daten erfolgen ausschließlich auf elektronischem Wege über einen Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkasse. Die Abschaffung der antiquierten Zettelwirtschaft bringt für die Personalabteilung eine deutliche Entlastung, erfordert allerdings eine zertifizierte Software. tisoware.ZEIT und tisoware.PEP werden mit der neuen Lösung tisoware.eAU rechtzeitig an das neue Verfahren angepasst.
