Wie jedes Jahr schreibt der Gesetzgeber vor, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden über noch verfügbare Urlaubstage bis zum Ende des Kalenderjahres und den möglichen Verfall des Anspruchs informieren müssen. Aber worum geht es dabei genau?
Was das Bundesurlaubsgesetz §7 Abs. 3 besagt:
„Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden."
Die Urlaubsverfallwarnung hat also keinen Bezug zum tatsächlichen Verfallsdatum im Urlaubskonto. Denn dieses Datum legt fest, wann ein Übertrag aus dem Vorjahr verfällt. Mit der gesetzlichen Abbildung des Urlaubsanspruchs und der Verfallwarnung hat er indes nichts zu tun.
Worum geht es und wie ist die Begriffsdefinition?
- Ein Anspruch gibt an, wie viele Tage oder Stunden im Urlaubsjahr zur Verfügung stehen.
- Das Datum des Verfalls steuert, wann ein Übertrag aus dem Vorjahr verfällt.
- Der Übertrag steuert wie viele Tage oder Stunden am Ende des Urlaubsjahres ins kommende mitgenommen werden können.
Die Lösung: Die Zeitwirtschaftslösung von tisoware, mit der sich diese Anforderungen problemlos und automatisiert abbilden lassen.
Wie funktioniert tisoware genau?
Zur Generierung der Mail für den Urlaubsverfall werden mehrere Teilprozesse berücksichtigt. Dabei verschmilzt der Prozess zur Urlaubsübertragung ins kommende Kalenderjahr mit der Verfallswarnung. Der Prozess zur Urlaubsübertragung bildet den oben erwähnten Auszug aus dem Bundesurlaubsgesetz ab. Die Übertragung von Urlaubsansprüchen muss explizit genehmigt werden. Dies lässt sich mit dem Workflow-Prozess „Urlaubskonten" abbilden.
Wie ist der Prozess der Urlaubsübertragung?
Grundsätzlich geht es darum, festzulegen, ob am Jahresende eine Übertragung des Urlaubsanspruchs ins kommende Kalenderjahr erfolgen muss oder nicht.
Wie erfolgt der Versand der Urlaubsverfallwarnung?
Ob ein Konto grundsätzlich bei der Urlaubsverfallwarnung berücksichtigt wird, wird in den Konten definiert. Hier kann gesteuert werden, ob ein Versand erfolgen soll. Sofern dies mit „Ja“ beantwortet werden kann, werden die bekannten Parameter, welche in den Personengruppen definiert werden, zur Ermittlung der Warnung herangezogen:
Eine E-Mail wird generiert, wenn:
- … das Urlaubskonto für die Urlaubsverfallwarnung aktiviert ist
- … zum Zeitpunkt der Ausführung noch ein ungeplanter Resturlaub im aktuellen Kalenderjahr vorliegt; und
- … kein ausreichender Übertrag ins nächste Kalenderjahr beantragt und genehmigt ist.
Beispiele aus der Praxis
Verfallwarnung ohne beantragten Übertrag:
- verfügbarer Urlaub zum 31.12 entspricht sechs Tagen
- eine Urlaubsverfallwarnung wird generiert, mit dem Hinweis, dass sechs Tage zum Kalenderjahresende verfallen.
Verfallwarnung mit teilweise beantragtem / manuell eingetragenem Übertrag
- verfügbarer Urlaub zum 31.12 entspricht sechs Tagen
- beantragter und genehmigter Übertrag entspricht fünf Tagen
- eine Urlaubsverfallwarnung wird generiert, mit dem Hinweis, dass ein Tag zum Kalenderjahresende verfällt
Verfallwarnung mit beantragtem/manuell eingetragenem Übertrag
- verfügbarer Urlaub zum 31.12 entspricht sechs Tagen
- beantragter und genehmigter Übertrag entspricht sechs Tagen
- eine Urlaubsverfallwarnung wird nicht generiert, da kein Verfall zum Jahresende entsteht.
Grundeinstellungen in tisoware gemäß Bundesurlaubsgesetz
- Jährlicher Urlaubsanspruch
- Nächster Anspruch 01.01.
- Verfall 31.03.
- Teilnahme am Workflow
- Zugang zum Workflow „Urlaubskonten“
- Übertrag
- Urlaubsverfallwarnung aktiv
Mit diesen Einstellungen werden die Vorgaben gemäß Bundesurlaubsgesetz und das damit verbundene Urteil des EuGH bzgl. Urlaubsverfallwarnung abgebildet.
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